Excelで使えると便利な関数

この記事ではExcel業務に悩む方向けに、使えると便利な関数を紹介していきますね。たまに、関数も使えずに「ドヤ顔」でExcel操作している人がいますが、関数が使えなければ「Excelを使っている」とは言えません。

Excel関数は使えるだけで、作業ミスが減り、仕事の負荷が減るので精神的に楽になる事は間違いなし!なので、確実に使えるよう、この記事でしっかり学んでおいて下さいね。

Excelで使えると便利な関数

それでは、早速、便利な関数を紹介していきます。1記事に全てをまとめると膨大な数になってしまうので、この記事はで大枠のみの説明となります。もっと詳しく知りたければ、各詳細記事を参照するようにして下さいね。

COUNT系

COUNT(カウント)系の関数は、文字通りExcelシート上の要素を数える時に大活躍します。COUNT系の関数は種類が多彩で、様々なシーンで活躍します。

(例)セルA1〜A200で値の入っているセル数を数える時に使う

COUNT系の関数
  • COUNT
  • COUNTIF
  • COUNTA
  • COUNTBLANK
  • COUNTIFS

COUNT系を使この5つの使い方は以下の記事で、詳しく解説していますので、そちらをごらん下さい。

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計算系

Excelは表計算ソフトなので「計算・集計」で本領を発揮します。特に、事務作業だと重宝するものばかりです。SUM(合計)とAVERAGE(平均)が使えれば経理系の事務作業は瞬殺ですね。

(例)セルA1〜セルA200の数値の合計・平均を計算したい時に使う

計算系
  • SUM
  • SUMIF
  • SUMIFS
  • AVERAGE
  • AVERAGEA
  • AVERAGEIF

実務でよく使うのは、「SUM」「SUMIF」「SUMIFS」「AVERAGE」当たりでしょう、これらの関数の使い方は、以下の記事をご覧下さい。

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VLOOKUP

VLOOKUP(ブイルックアップ)これを使えるなら、「Excel使えます」と胸を張って宣言できます。使える人間から見たら、楽勝なんですけど、意外と使えない人が多いです。

たまに、システムエンジニアの方でもVLOOKUPを使えないと言った人がいます。正直信じられないです・・・。

VLOOKUPは、表の中から主キーに対応する列の情報を取得できます。

氏名No氏名年齢
100田中一郎34
200野見山里子38
300木下真20

このような表から、「氏名No」に紐づく「氏名」や「年齢」を自由自在に取って来る事ができます。ちょっと言ってる事が難しくて理解できないかもしれないので、以下の記事を確認して下さいね。

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IF文

IF(イフ)も多彩な利用方法があります、COUNTIFやVLOOKUPと組み合わせ使うと、Excel操作の幅が広がり、目視と手作業では2時間かかる処理を、1時間に短縮する事ができます。

ただ値を判断し「○か×」を返すだけに思われがちですが、他の関数と組み合わせることで、真価を発揮する他のものしい関数です。

IFのパワーを実感頂く為に、以下記事をご覧ください、きっとIFに対する印象が大きく変わることでしょう。

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Excelで関数を使う際の注意事項

Excel関数は非常に便利ですが、使う前にExcelシートの状態を確認しておきましょう。ソートされていたり、行がズレていたりするシートに関数を反映してしまうと、中身のデータがグチャグチャになってしまう可能性もあり、とても危険です。

フィルタを外す

フィルターは便利な機能なので日々使うと思いますが、フィルターをかけた状態でオートフィルを使い、関数をコピーすると思わぬ結果が出力されるケースがあり、非常に危険です。

画像のフィルターの「クリア」を押して、フィルタを外す習慣をつけておきましょう。

Excelがクラッシュするリスクを考慮する

膨大なデータに対して、複雑な関数(例えば、IFとVLOOKUPを組み合わせて使うなど)を実行すると、PCのメモリ不足でExcelがクラッシュする場合があります。Excelがクラッシュすると、これまで作業していたデータが全て消えたり、Excelファイル自体を開けなくなる可能性があります。

万一の時に備えて、「処理実行前のバックアップ」を必ず取っておくようにしましょう。完全にデータが消えてからでは取り替えしがつきませんので・・・。

まとめ

パソコン初心者向けに、おすすめのExcel関数を4つ紹介しましたが、如何でしたか?

  • COUNT系
  • 計算系
  • VLOOKUP
  • IF文

これらを使いこなせるだけで、あなたの既存業務がかなり楽になるので必ずマスターして下さい。

また、Excel関数を使う上での注意事項を2つ紹介しましたね。

  • フィルタを外す
  • Excelファイルのバックアップをとる

どちらも、作業ミスによる手戻りを最小限に抑えるための「常識」です。無意識に手が動いているレベルまになるまでは、油断は禁物です。

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