Excel間のデータ入力業務は自動化しよう

どうも、今回は、Excel VBAいわゆるExcelマクロを適用したら楽になる仕事について言及したいと思います。

Excelマクロっていろいろ限界あるよね?とバカにしている方は、多いと思いますが、ちゃんとブラウザやOutLookメールの本文まで操作することが可能です。

Excelを使った事務作業をやるならVBAが使えないと損をするくらい、これからの事務職には必須知識になる事は間違い無いでしょう。

それでは、どんな仕事が楽になるのか見ていきたいと思います!

Excel中心のデータ入力業務

ExcelからExcelへデータを受けわたしする作業が存在しませんか?

ExcelブックAからExcelブックBへデータをコピぺするような作業はExcelマクロの得意分野です。

手作業でコピー&ペーストは1件当たりどうしても、5秒はかかってしまいますね、100件データがある場合は、500秒かかりますね、約10分です。

これをExcel VBA で自動化すると、一瞬で処理が終わるようになります。

次のプログラムは、ワークシートAのA列をワークシートBにコピペする処理を表しています。

Sub Test

  'ワークシートを宣言
  Dim tWS_A as WorkSheets
  Dim tWS_B as WorkSheets
  Set tWS_A = Thisworkbook.WorkSheets("ワークシートA")
  Set tWS_B = Thisworkbook.WorkSheets("ワークシートB")

  'コピー処理
  tWS_B.Range("A:A").Value = tWS_A.Range("A:A").Value

End Sub

このプログラムを1度書いておけば、次回以降は処理を短縮できますね。

プログラムを組んでおく事で次の恩恵があります。

Excelマクロの恩恵
  • 属人化を防止できる
  • 処理ミスを防止できる
  • プログラムに処理内容が残る

属人化を防止できる

属人化(ぞくじんか)とは、特定の人物しか仕事が分からなくなり、他者が手を出せなくなった状態です。

例えば、作業Aの担当者は花子さんで、花子さん以外その作業Aができない状態を指します。

つまり、花子さんが会社を休むと、作業Aが滞ってしまい、お客様にご迷惑をおかけする結果になりますね。

花子さんが病気になったりしたら、作業Aが長期間停止することになり、経営上のリスクとなりますね。

プログラムを組んで処理を自動化することで、この属人化した業務を「誰でも処理できる」状態にすることができます。

プログラムを実行してしまえば、花子さんと同じ結果を作れる状態になりますね。

処理ミスを防止できる

人が手でExcelデータのコピー&ペーストをすると、どうしても人為的なミスが発生してしまします。

慣れた作業者であっても、ふとした瞬間にミスを犯してしまうものです。

例えば、セルB2〜C5までを範囲指定すべきところを、D列まで範囲に含めてしまったり、手作業で行う以上「うっかりミス」は発生しますよね。

プログラムを組んでおけば、これらの作業ミスのリスクはゼロです。

プログラムにバグがなければ、100%決めらられた処理をします。

プログラムを組むことで作業の信頼性が上がるので、人の手に便りっきりの作業は、すぐにでもVBA(エクセルマクロ)を導入し自動化しましょう。

プログラムに処理内容が残る

プログラマーはプログラムを読めばある程度の仕事内容を理解します。

作業手順書がなくてもプログラムが存在すれば、そのソースコードから手順書を逆生成することも可能です。

もし、貴方の担当業務に「運用手順書」が存在しなくても、プログラムがあればなんとか業務を他人に引き継ぐこともできます。

ただし、引き継いだ相手がプログラムを読める人間である必要があり、誰にでも通用する手法ではありませんので、ご注意ください。

まとめ

手作業でExcelファイル間のデータコピーを行うと、作業ミスが発生します。

これをプログラムで自動化することで、処理効率がUPし、処理スピードも格段に早くなります。

いまだ、会社のExcel業務が完全な手作業で属人化している場合は、一刻も早くプログラムに落とし込み、自動化することをおすすめします。

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